文書組
- 更新日期：114-10-30
- 發布單位：文書組
辦理全校公文收發、檔案管理與應用、郵件管理與寄發、印信管理、公文傳遞等業務。
- 辦公室位置
- 陽明校區傳統醫學大樓甲棟1樓總務處聯合服務中心
- 光復校區大禮堂1樓
- 聯絡資訊
- 陽明校區
- 電話 (02)2826-7000 代表號62217
- 傳真 (02)2826-4051
- 光復校區
- 信件處理專線 (03)513-1272
- 傳真 (03)572-1411
- 陽明校區
單秀琴 組長
- 綜理二校區文書與檔案業務
- 督導陽明交大附設醫院檔管業務
- 法規修編與研議
- 行政E化規劃
陽明校區
張玉琴 組員
分機 62087
電子信箱 yuchin@nycu.edu.tw
電子信箱 yuchin@nycu.edu.tw
- 襄助組長辦理組內綜合業務
- 電子公文推動與權限設定
- 文書與檔案法規修編
- 公文稽催(時效)與檢調
- 檔案管理業務(含計畫、徵集、口述、推廣應用、移轉鑑定、立案編目、回溯建檔、檔案銷毀、庫房管理)
- 統籌檔管業務改善規劃
- 電子檔案資訊安全管理(含封裝檔稽核)
- 其他交辦事項
李欣怡 行政專員
分機 62086
電子信箱 lenneth@nycu.edu.tw
電子信箱 lenneth@nycu.edu.tw
- 總收文業務
- 電子公文客服及問題排除
- 預算控管
- 現行紙本公文編目(含置入檔案卷盒)
- 襄助陽明附設醫院檔管業務督導
- 大事紀及重要活動照片文字收集
- 檔管業務(年度入庫、區分表研修、清查、裝訂及保存改善、庫房盤點系統管理)
- 協辦行政與聯辦庶務處理
- 其他交辦事項
李秀美 行政專員
分機 62217
電子信箱 smlee@nycu.edu.tw
電子信箱 smlee@nycu.edu.tw
- 總發文(含公文簽收作業)
- 歸檔點收(密件)
- 機密檔案管理
- 財產管理
- 網頁維護與更新
- 用印審核、整理、通知簽領
- 文書統計彙整(收發文、電子交換比率統計)
- 檔管部分業務(二校區永久檔案編目、檔案目錄彙送、裝訂及保存改善、隔襯、清查)
- 其他交辦事項
待補 行政專員
分機 62088
電子信箱 lilinchen@nycu.edu.tw
電子信箱 lilinchen@nycu.edu.tw
- 收發區管理服務(郵件處理(掛號/包裏/平信)、緊急郵件、欠詳查詢公告、退件)
- 公務寄件管理(公文封發、過磅、付郵、郵資統計與請領)
- 標單收受管理
- 組務會議安排與紀錄
- 電子影像檔讀取檢核(1月、4月、7月、10月/每季10日前)
- 單位登記桌
- 公文集中交換簽到與諮詢服務
- 辦公室庶務管理(請購、核銷、修繕)
- 現行歸檔檔案檢核
- 其他交辦事項
陳祐甫 事務工
分機 62089
- 現行檔案檢核、分類
- 列印檔案目次表、背脊與封面
- 刊登校園電子公佈欄(公文公告)
- 支援郵件臨櫃簽領與諮詢
- 交大校區、北榮公文傳遞整理與通知簽領
- 電子檔案硬碟備份
- 協辦部分檔管業務
- 協辦現行公文掃描
- 其他交辦事項
董宇容 事務工
分機 62027
- 掛號郵件點收、公告
- 現行公文掃描
- 平信分發
- 其他交辦事項
陳慶賜 工友
- 公文傳遞(傳甲大樓、行政大樓、交大校區、北榮)
- 總務處各組/秘書/人事/主計公文交換整理與投遞
- 公文寄件(至郵局)
- 主計室空卷夾分送與投遞
- 其他交辦事項
光復校區
蘇榆鈞 助理員
- 紙本收文
- 印信管理
②套印(協辦)
③印信/章-維護
- 文書與檔案法規研議
- 檔管業務
②檔案應用與推廣(協辦)
- 行政庶務資料統籌彙整
- 行政業務(錢)
②人事費控管、請領(不休假、加班費、國旅卡、 績效酬勞)
③辦公庶務經費核銷
- 襄助組長推動行政庶務及緊急事件之處置
- 其他交辦事項
鄭芝綾 技術專員
- 電子公文系統
①窗口諮詢 ②推動與優化
③權限管理 ④教育訓練 - 行政資訊
①網頁維護與更新
②資訊相關業務調查 - 行政作業
①庫房門禁權限控管
②內控作業彙整
③離職／留職停薪會辦審核
④人員進用與甄審作業 - 公文處理時效：稽催、統計、報表彙整
- 檔管資訊業務：彙整、排除檔管資訊問題
- 襄助組長行政庶務推動及資料彙整
- 其他交辦事項
陳佳汎 行政專員
- 協辦電子公文推動、服務諮詢及問題排除
- 總發文(含紙本+電子)
- 發文機關地址群組維護及改善
- 毎月收發文統計
- 大事紀收集
- 統籌/管控-案情著錄(交大檔案)
- 其他交辦事項
曾義龍 行政專員
- 用印作業
②套印業務(主辦)
③統計、報表
- 電子公文推動、服務諮詢及問題排除
- 組務會議紀錄
- 行政管理
②信件區管理
③公文傳遞管理
- 統籌歷年影像檔查核
②覆檢電子影像檔
③覆核統計、報表
- 其他交辦事項
張惟雰 行政專員
- 機密檔案管理
- 檔案管理作業
①檔案應用與推廣(主辦)
②點收、編目、區分表修訂、案情著錄
③檔案目錄彙送
④檔案徵集/鑑定 - 檔管清查改善與執行(含紙本、電子文)
- 彙整來文檔案調查、回覆
- 工友管理
- 其他交辦事項
吳采芯 行政專員
- 檔案管理作業
①點收編目
②永久檔案裝訂
③案情著錄
④檔管清查與執行 - 檔案調閱
- 離職/留職停薪審核
- 行政管理
②辦公室與庫房請購、修繕
- 庫房管理(工五館)
- 會計憑證管理
- 工讀生管理與管控(for檔管)
- 其他交辦事項
林燕珠 事務工
- 檔案管理作業
①點收編目
②整卷裝訂
③案情著錄 - 檔案庫房管制
②溫濕度控管
③庫房清潔(每月All庫房)
④ 毎季陳報管理紀錄
- 配合與執行年度檔案改善計畫
- 其他交辦事項
林瑞良 事務工
- 郵務整理與寄件(含各區)
- 郵資請款／核銷
- 紙本發文、公務寄件封包
- 信封請領
- 檔管業務
②統計、報表
- 其他交辦事項
陳麗麗 行政專員
- 檔案管理作業
①點收編目
②整卷裝訂
③案情著錄
④檔案清查執行 - 統籌檔管改善執行(for交大檔案)
①歷年改善規劃
②改善人力安排
③統計與報表 - 檔管考評執行與檢討
- 庫房緊急災害應變演練
- 檔案推廣加值品規劃設計
- 庫房管理(大禮堂)
- 檔案銷毀
- 檔案維護
- 其他交辦事項
陳沛蓁 事務工
- 部分檔管業務
①現行光碟片整理／封面製作
②交辦任務型檔管業務 - 歷年電子影像檔讀取改善
①每季(1、4、7、10月)
②統計與報表 - 歷屆檔案檢核
①47-93年缺失掃描
②影像檔補正上傳
③統計與報表 - 單位重要檔案整理與備份
- 其他交辦事項
黃蓉君 事務工
- 郵件管理(含公告)
- 標案管理
- 獎助工讀生管理
- 公文傳遞整理與簽領
①光復校區(校內)
②光復陽明(二校區間)
③急件連絡
④交通車安排 - 臨櫃庶務管理
- 交換櫃管理
- 辦公室領取
②防疫物資領取
- 其他交辦事項
蕭淑芬 事務工
- 郵件管理(含公告)
- 標案管理
- 單位登記桌
- 檔管業務(114年陽明執行)
②毎月陳報檢核紀錄
- 電子公布欄陳轉 / 單位應配合訊息
- 公文傳遞整理與簽領
①光復校區(校內)
②光復陽明(二校區)
③急件連絡
④交通車安排 - 緊急文件親送
- 交辦事項
江張福 技工
分機 51721
職務代理人 胡舜翔
職務代理人 胡舜翔
- 公文傳遞－
- 行政大樓
- 圖書館8樓
- 博愛校區
- 竹北校區
- 梅竹信箱
胡舜翔 工友
分機 51724
職務代理人 江張福
職務代理人 江張福
- 檔管業務-影像檔查核修正
- 公文傳遞(職代)
- 行政大樓
- 圖書館8樓
- 博愛校區
- 竹北校區
- 梅竹信箱
- 辦公室支援
魏麗真、葉誌賢 勞力外包
職務代理人 胡舜翔
- 公文傳遞
- 行政大樓
- 圖書館8樓
- 博愛校區
- 竹北校區
- 梅竹信箱
