進入內容區塊

國立陽明交通大學總務處

文書組

  • 更新日期:114-02-13
  • 發布單位:文書組
辦理全校公文收發、檔案管理與應用、郵件管理與寄發、印信管理、公文傳遞等業務。
  • 辦公室位置
    • 陽明校區傳統醫學大樓甲棟1樓總務處聯合服務中心
    • 光復校區大禮堂1樓
  • 聯絡資訊
    • 陽明校區
      • 電話 (02)2826-7000 代表號62217
      • 傳真 (02)2826-4051
    • 光復校區
      • 信件處理專線 (03)513-1272
      • 傳真 (03)572-1411
單秀琴 組長
分機 67145、51601
電子信箱 hcsham@nycu.edu.tw
職務代理人 鄭芝綾、陳佳汎

  • 綜理二校區文書與檔案業務
  • 督導陽明交大附設醫院檔管業務
  • 法規修編與研議
  • 行政E化規劃

 

陽明校區
張玉琴 組員
分機 62087
電子信箱 yuchin@nycu.edu.tw

  • 襄助組長辦理組內綜合業務
  • 電子公文推動與權限設定
  • 文書與檔案法規修編
  • 公文稽催(時效)與檢調
  • 檔案管理業務(含計畫、徵集、口述、推廣應用、移轉鑑定、立案編目、回溯建檔、檔案銷毀、庫房管理)
  • 統籌檔管業務改善規劃
  • 電子檔案資訊安全管理(含封裝檔稽核)
  • 其他交辦事項
李欣怡 行政專員
分機 62086
電子信箱 lenneth@nycu.edu.tw

  • 總收文業務
  • 預算控管
  • 現行紙本公文編目(含置入檔案卷盒)
  • 襄助陽明附設醫院檔管業務督導
  • 大事紀及重要活動照片文字收集
  • 電子公文線上簽核推動、服務諮詢及問題排除(協辦)
  • 檔管業務(年度入庫、區分表研修、清查、裝訂及保存改善、庫房盤點系統管理)
  • 協辦行政與聯辦庶務處理
  • 其他交辦事項
謝佳雯 行政專員
分機 62217
電子信箱 wen2088@nycu.edu.tw

  • 總發文(含公文簽收作業)
  • 用印審核、整理、通知簽領
  • 歸檔點收(密件)
  • 機密檔案管理
  • 財產管理
  • 文書統計彙整(收發文、電子交換比率統計)
  • 檔管部分業務(二校區永久檔案編目、檔案目錄彙送、裝訂及保存改善、隔襯、清查)
  • 網頁維護與更新
  • 其他交辦事項
 行政專員
分機 62088
電子信箱 

  • 收發區管理服務(郵件處理(掛號/包裏/平信)、標案、緊急郵件、欠詳查詢公告、退件)
  • 公務寄件管理(公文封發、過磅、付郵、郵資統計與請領)
  • 標單收受管理
  • 組務會議安排與紀錄
  • 電子影像檔讀取檢核(1月、4月、7月、10月/每季10日前)
  • 文書組FB管理
  • 單位登記桌
  • 公文集中交換簽到與諮詢服務
  • 辦公室庶務管理(請購、核銷、修繕)
  • 其他交辦事項
陳祐甫 事務工
分機 62089

  • 現行檔案檢核、分類
  • 列印檔案目次表、背脊與封面
  • 電子影像檔讀取除錯/報告
  • 刊登校園電子公佈欄
  • 支援郵件臨櫃簽領與諮詢
  • 交大校區、北榮公文傳遞整理與通知簽領
  • 協辦部分檔管業務
  • 其他交辦事項
董宇容 事務工
分機 62027

  • 掛號郵件點收、公告
  • 現行公文掃描
  • 平信分發
  • 協辦部分檔管業務
  • 其他交辦事項
陳慶賜 工友

  • 公文傳遞(傳甲大樓、行政大樓、交大校區)
  • 公文交換投遞(總務處、秘書室、人事室、主計室)
  • 公文寄件(至郵局)
  • 主計室空卷夾分送與投遞
  • 北榮公文傳遞
  • 其他交辦事項

 

光復校區
吳采芯 行政專員
分機 51607
電子信箱 thw2021@nycu.edu.tw
職務代理人 陳佳汎

  • 機密檔案管理
  • 協辦電子公文推動、服務諮詢及問題排除
  • 電子發文
  • 發文機關地址/群組維護
  • 文書與檔案法規研議
  • 組務會議紀錄
  • 大事紀收集
  • 部分檔案業務-檔案目錄彙送
  • 毎月收發文統計(光復校區)
  • 其他交辦事項
鄭芝綾 技術專員
分機51610
電子信箱 chli2379@nycu.edu.tw
職務代理人 陳佳汎

  • 電子公文系統
    ①窗口諮詢 ②推動與優化
    ③權限管理 ④教育訓練
  • 行政資訊
    ①文書組網頁
    ②資訊相關業務調查
  • 行政作業
    ①庫房門禁權限控管
    ②內控作業彙整
    ③離職/留職停薪會辦審核 
    ④人員進用與甄審作業
  • 公文處理時效:稽催、統計、報表彙整
  • 檔管資訊業務:彙整、排除檔管資訊問題
  • 襄助組長行政庶務推動及資料彙整
  • 其他交辦事項
陳佳汎 行政專員
分機 51606
電子信箱 cfchen96@nycu.edu.tw
職務代理人 吳采芯

  • 協辦電子公文推動、服務諮詢及問題排除
  • 紙本發文
  • 用印文件審核及蓋印(暫代-交大校區)
  • 信件區管理
  • 部分檔管業務
    ①檔案目錄彙送
    ②改善檔管業務
  • 其他交辦事項
曾義龍 行政專員
分機 51608
電子信箱 jmkolp@nycu.edu.tw
職務代理人 廖婉吟

  • 電子公文推動、服務諮詢及問題排除
  • 紙本收文
  • 二校區用印文件管理(交大校區陳佳汎小姐暫代)
  • 部分檔管業務
  • 其他交辦事項
廖婉吟 助理員
分機 51614
電子信箱 winnie71@nycu.edu.tw
職務代理人 郭建雄

  • 檔案管理作業
    ①檔案應用與推廣
    ②點收編目、區分表修訂、著錄與彙送
    ③檔案徵集/鑑定
    ④檔案清查與規劃(含紙本、電子文)
  • 檔管改善業務規劃與執行
  • 統籌彙整檔案調查回覆
  • 行政業務
    ①預算、概算編列與執行
    ②文檔法規研議與檢討
    ③事務工管理
    ④經費核銷
  • 各式補助申請
    ①人事費控管
    ②不休假加班費
    ③國旅卡、績效酬勞
  • 襄助組長行政庶務推動及資料彙整
  • 其他交辦事項
郭建雄 技術專員
分機 51616
電子信箱 johnkuo@nycu.edu.tw
職務代理人 陳麗麗

  • 檔案管理作業
    ①點收編目
    ②整卷裝訂
    ③案情著錄
    ④檔管清查計畫與執行
  • 檔案調閱
  • 庫房管理(工五館)
  • 會計憑證管理
  • 公文傳遞暨工友管理(交大校區)
  • 財產管理
  • 辦公室與庫房請購、修繕
  • 其他交辦事項
林燕珠 事務工
分機 51611
電子信箱 yenchu@nycu.edu.tw
職務代理人 陳麗麗

  • 檔案管理作業
    ①點收編目
    ②整卷裝訂
    ③案情著錄
  • 檔案庫房管制
    ①庫房進出人員管制
    ②溫濕度控管
    ③庫房清潔(每月All庫房)
  • 執行年度檔案改善計畫
  • 其他交辦事項
林瑞良 事務工
分機 51603
電子信箱 b9205@nycu.edu.tw
職務代理人 蕭淑芬、黃蓉君

  • 郵務整理與寄件(含台北、台南校區)
  • 郵資請款/核銷
  • 紙本發文封包
  • 信封請領
  • 部分檔管業務(47-93年永久檔案清查)
  • 其他交辦事項
陳麗麗 行政專員
分機 51609
電子信箱 iroschen1688@nycu.edu.tw
職務代理人 郭建雄

  • 檔案管理作業
    ①點收編目
    ②整卷裝訂
    ③案情著錄
    ④檔案清查計畫與執行
  • 統籌檔管改善與執行 
    ①歷屆檔案改善計畫
    ②檔案改善人力安排
    ③統計與報表
  • 統籌檔管考評執行檢討
  • 離職/留職停薪審核
  • 協助檔案推廣與加值業務
  • 庫房管理(大禮堂)
  • 檔案銷毀
  • 檔案維護
  • 其他交辦事項
陳沛蓁 事務工
分機 51615
電子信箱 
職務代理人 鄭芝綾
  • 部分檔管業務
    ①現行光碟片整理/封面製作
    ②交辦任務型檔管業務
  • 歷年電子影像檔讀取改善
    ①每季(1、4、7、10月)
    ②統計與報表
  • 歷屆檔案檢核
    ①47-93定期+永久掃描
    ②影像檔上傳
    ③統計與報表
  • 單位重要檔案整理與備份
  • 其他交辦事項
黃蓉君 事務工
分機 51605
電子信箱 jchuang9522@nycu.edu.tw
職務代理人 林瑞良

  • 郵件管理(含公告)
  • 標案管理
  • 獎助工讀生管理
  • 公文傳遞整理與簽領
    ①光復校區(校內)
    ②光復陽明(二校區間)
    ③急件連絡
    ④交通車安排
  • 臨櫃庶務管理
  • 交換櫃管理
  • 生日禮券、防疫物資領取
  • 交辦事項
蕭淑芬 事務工
分機 31272
電子信箱 f5591@nycu.edu.tw
職務代理人 黃蓉君

  • 郵件管理(含公告)
  • 標案管理
  • 單位登記桌
  • 部分檔案業務(當年度影像檔檢核)
  • 電子公布欄陳轉單位應配合訊息
  • 公文傳遞整理與簽領
    ①光復校區(校內)
    ②光復陽明(二校區間)
    ③急件連絡
    ④交通車安排
  • 緊急文件親送
  • 交辦事項
江張福 技工
分機 51721
職務代理人 胡舜翔

  • 公文傳遞-
    • 行政大樓
    • 圖書館8樓
    • 博愛校區
    • 竹北校區
    • 梅竹信箱
胡舜翔 工友
分機 51724
職務代理人 胡舜翔

  • 檔管業務-影像檔查核修正
  • 公文傳遞(代理)
    • 行政大樓
    • 圖書館8樓
    • 博愛校區
    • 竹北校區
    • 梅竹信箱
魏麗真、葉誌賢 勞力外包
職務代理人 胡舜翔

  • 公文傳遞
    • 行政大樓
    • 圖書館8樓
    • 博愛校區
    • 竹北校區
    • 梅竹信箱
gotop