[{"subject":"檔案應用申請案件准駁期限為何？應用檔案時，應備文件為何？","dataClassName":null,"pubUnitName":"文書組","posterDate":null,"updateDate":"112-10-18","detailContent":"\r\n
1、文書組檔案管理人員自申請書收件掛號之日起30日內，應將審核結果以書面通知申請人。
\r\n2、本校文書組收件後，若應用申請程序不符或要件不全，將通知申請人補正，申請人應於7日內補正，屆期不補正或不能補正者，得駁回其申請；其有補正資料者，自申請人補正之日起算。
\r\n3、獲准應用本校檔案時，應攜帶「檔案應用申請審核結果通知表」、備有照片之有效身分證明文件，依約定應用時間至本校檔案應用閱覽室應用檔案。
\r\n
\r\n
1、應用本校檔案，以提供複本為原則，如有使用檔案原件之必要者，應於申請書中述明理由。
\r\n2、閱覽、抄錄或複製本校檔案者，依檔案管理局之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」等規定收取費用。
\r\n
\r\n
檔案應用申請書及填表須知可逕向本校檔案應用閱覽室檔案管理人員索取，或至本組網頁/檔案應用申請/紙本申請，下載表單使用。
\r\n
\r\n
1、申請應用之檔案有檔案法第18條、行政程序法第46條第2項、政府資訊公開法第18條第1項各款情形之一，或有其他相關法令規定者，本校得拒絕其申請。
\r\n2、檔案之應用以提供複製品為原則，核准 應用之檔案如僅其中一部分有應限制 公開或提供之情形，應採「分離原則」， 去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之。
\r\n
\r\n
1、一般民眾、本國法人、機關團體或其授權之代理人、委任人得依本校檔案應用申請作業要點之規定申請應用本校檔案資料。
\r\n2、為便利民眾了解全國檔案資訊，檔案管理局已建置「機關檔案目錄查詢網」，開放全國各機關檔案目錄網路查詢服務，民眾可不受時間與地點限制，經由全國檔案資訊單一查詢窗口，隨時上網查詢各機關定期彙送之檔案目錄，惟機密檔案目錄依法不予公布。
\r\n3、另本校網頁/總務處文書組/檔案應用申請/檔案目錄查詢，提供連結至檔案管理局「機關檔案目錄查詢網」之服務。
\r\n
\r\n
1、申請人先利用檔管局「機關檔案目錄查詢網」，查詢本校檔案目錄後，填具「檔案應用申請書」，得以親自持送或書面通訊方式送達本校申請；也可於本校網頁/總務處文書組/檔案應用申請/線上申請，辦理申請。
\r\n2、經本校審查檔案內容可以提供者，即發出書面審核通知書，申請人再依約定時間至本校檔案閱覽室應用檔案。
\r\n
\r\n
1、【檔案】係依依檔案法第2條第2款規定，檔案指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。
\r\n2、檔案應用:民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用與服務推廣之相關作業及程序，包括檔案應用申請、准駁及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷、檔案應用服務推廣及檔案應用調查統計等事項。
\r\n
\r\n
【陽明校區】交換地點為傳統醫學甲棟1樓聯合服務中心文書組。
\r\n
\r\n【光復校區】 交換地點為大禮堂 1 樓文書組。
\r\n
\r\n
應由邀請單位申請大陸人士個人或團體來臺/加簽/延期/換證之案件，均需使用「本校蓋用印信申請單」並會辦國際事務處(至校參訪)或人事室(至校任職)，並完成行政程序，始能使用本校印信。
\r\n
\r\n
【陽明校區】
\r\n本校之公務文書及公文之傳遞，各單位派有專人收送公文，並依集中交換的時間進行公文交換。
\r\n
\r\n1、校內公文集中交換：
\r\n\r\n
公文交換時間(毎日上、下午各 1 次)：
\r\n\r\n
\r\n\t- 上午：10 時 30 分－11 時。
\r\n\t- 下午：3 時－3 時 30 分。
\r\n
\r\n\r\n
2、校外公文傳遞(本校與榮總之間公文)：
\r\n\r\n
(1)榮總專屬信箱，設於傳統醫學甲棟1樓聯合服務中心-4、5號公文交換櫃。
\r\n(2)榮總公文交換作業時間以一天兩次為原則，上午 11 時及下午 3 時。
\r\n(3)如公文係屬機密、急要文件或附有大量現金、高額有價證券及貴重物品之公文時，應由承辦人員親自持送。
\r\n\r\n
\r\n【光復校區】
\r\n本校之公務文書及公文之傳遞，各單位派有專人收送公文。
\r\n
\r\n1、校內公文集中交換：
\r\n\r\n
(1) 圖書館8樓及行政大樓公文交換每日上、下午各2次。
\r\n(2) 各單位、系所公文交換原則毎日上、下午各1次。
\r\n\r\n
\r\n2、校外公文傳遞：
\r\n\r\n
(1) 博愛校區：毎日上、下午各1次。
\r\n(2) 客家學院：毎日上、下午各1次。
\r\n(3) 北門校區：每周一、三、五下午各1次
\r\n(4) 歸仁校區：每日下午各1次
\r\n(5) 陽明校區：學期中每日2車次，寒暑假每日1車次。
\r\n
\r\n
\r\n\r\n
1、請填寫「蓋用印信申請單」，並詳填申請事由後，經單位主管、一級主管、校長或分權負責規定授權之單位主管核章後，將用印之文件連同申請單送文書組監印人員用印。
\r\n2、「蓋用印信申請單」請至文書組網頁/表單下載。
\r\n
\r\n
一、經專案簽奉核准之文件。
\r\n二、已核定之蓋用印信申請書。
\r\n三、隨同已批准發文之函稿之附件。
\r\n
\r\n
【陽明校區】：無此項服務。
\r\n
\r\n【光復校區】：代收郵局包裹規範如下：
\r\n1、宿舍包裹：大型包裹規格為郵局Box3便利箱(90公分)以上，為新竹郵局郵務士逕送宿舍，收件人至各區宿舍管理員室領取。
\r\n2、小型包裹及掛號信件：由文書組統一代收，收件人仍需攜帶證明文件至文書組領取。
\r\n3、各宿舍代收送達地點資訊：
\r\n\r\n
\r\n\t- 宿舍名稱： \r\n\t
\r\n\t\t- ７舍、８舍
\r\n\t\t- ９舍、１０舍、研一舍
\r\n\t\t- １２舍、１３舍、研二舍
\r\n\t\t- １１舍、竹軒
\r\n\t\t- 女二舍
\r\n\t\t- 研三舍
\r\n\t
\r\n\t \r\n\t- 送達地點：\r\n\t
\r\n\t\t- ７舍
\r\n\t\t- 研一舍
\r\n\t\t- １３舍
\r\n\t\t- 竹軒
\r\n\t\t- 女二舍
\r\n\t\t- 研三舍
\r\n\t
\r\n\t \r\n
\r\n
\r\n
1、掛號信/包裏：
\r\n\r\n
(1)經文書組公告 15天工作日後，於退件前將再次電聯收件人或送系辦代為轉交。
\r\n(2)如經逾期電話通知後5日內未領取者，則辦理退件。
\r\n(3)經查明單位不詳、離職、畢業及退休者則辦理退件。
\r\n(4)寒暑假期間，不辦理退件。
\r\n\r\n
\r\n2、限時/平信：
\r\n【陽明校區】
\r\n\r\n
(1)於文書組網站上公告 15天工作日後，若無人領取則辦理退信。
\r\n(2)經查明單位不詳、離職、畢業及退休者則辦理退件。
\r\n\r\n
\r\n【光復校區】
\r\n\r\n
僅公告國際郵件，國內郵件經查明單位不詳、離職、畢業及退休者則辦理退件。
\r\n
\r\n
(1) 載明收件地址、收件人、系所/館舍房號、聯絡電話。
\r\n(2) 請務必寫上「真實姓名」。
\r\n(3)校內超商無代收郵局掛號包裹服務，收件單位請勿填寫超商。
\r\n
\r\n
【陽明校區】
\r\n掛號/包裹郵件
\r\n(1) 領取時間：08:00~17:00（中午不休息）。
\r\n(2) 領取地點：傳統醫學大樓甲棟1樓聯合服務中心「文書組收發區」。
\r\n(3) 攜帶證件：收件人請出示足以證明身份且貼有照片之證件；如為代領人，請出示代領人證件，另留聯絡電話號碼。(證件：學生證、駕照、健保卡或身份證)。
\r\n
\r\n【光復校區】
\r\n掛號/包裹郵件
\r\n(1) 領取時間：08:00~17:00 (中午不休息)。
\r\n(2) 領取地點：大禮堂 1 樓文書組 。
\r\n(3) 攜帶證件：收件人請出示足以證明身份且貼有照片之證件；如為代領人，請出示代領人證件。(證件：學生證、駕照、健保卡或身份證)。
\r\n
\r\n
【陽明校區】
\r\n1. 普通郵件：
\r\n(1)教職員：分發至各系所信箱。
\r\n(2)學 生：分發至宿舍信箱或未載明宿舍房號，經查明後則送「系所」轉交。
\r\n
\r\n2. 郵局掛號/包裹：
\r\n(1)教職員：分發至各系所由所辦代收通知。
\r\n(2)學 生：由文書組收發區代收。
\r\n
\r\n3. 宅配/快遞：
\r\n(1)教職員：送達收件人指定單位，若不在校內或無法聯繫，則由系所或文書組代收。
\r\n(2)學 生：送達收件人指定單位(宿舍)，若為上課中、不在校內或無法聯繫，則由文書組代收。
\r\n
\r\n【光復校區】
\r\n1. 普通郵件：
\r\n\r\n
\r\n\t- 教職員：有註明收件單位，則分發至各系所、辦公室。
\r\n\t- 學 生：分發至宿舍信箱或系所(未住宿)。
\r\n
\r\n\r\n
2. 郵局掛號/包裹：
\r\n\r\n
\r\n\t- 教職員：有註明收件單位，則分發至各系所、辦公室。
\r\n\t- 學 生：住宿學生無法判別收件單位，則由文書組代收。
\r\n
\r\n\r\n
3. 郵局快捷、大型包裹及民間快遞：分發至宿舍管理室或系所(未住宿)。
\r\n
\r\n
1.網頁查詢：
\r\n(1)全校教職員生：陽明交通大學首頁→行政單位→總務處→文書組→
掛號信件查詢\r\n(2)光復校區住宿生：文書組 → 郵件查詢 →學生領信公告(光復宿舍)→ 選擇住宿宿舍
\r\n
\r\n2.主動通知：毎日透過「電子郵件」主動通知收件人。
\r\n
\r\n
請將掛號郵件或平信送至文書組收發區轉知櫃臺人員收件及更正。
\r\n
\r\n
1、上網查詢：陽明交通大學首頁→行政單位→總務處→文書組→郵件查詢。
\r\n2、平信領取：請至文書組之收發室窗口洽取。"
\r\n
\r\n
【陽明校區】
\r\n(1) 投遞至傳統醫學甲棟1樓聯合服務中心「平信區」單位信箱內。
\r\n(2) 學生宿舍：統由宿舍專責人員拿取轉交。
\r\n
\r\n【光復校區】
\r\n(1) 普通郵件：統由單位系所管理人員或工讀生領回轉交。
\r\n(2) 學生宿舍：統由宿舍專責人員拿取轉交。
\r\n
\r\n
\r\n\r\n
1、未使用「機密檔案專用封套」裝封：請業務承辦人辦理機密文書歸檔時，應使用「機密檔案專用封套」，並將該機密文件置入裝封。
\r\n2、「機密檔案專用封套」欄位資料漏填：業務承辦人應完整詳填該封套上的各項欄位資料。另對於案由或案名的填註方式，勿以「密不錄由」來登載。為避免洩露機密內容，必要時，得以代碼或代名表示。
\r\n3、彌封處未簽章：「機密檔案專用封套」經由裝封後，業務承辦人應於封口簽章或加蓋職名章。
\r\n4、送文書組簽收。
\r\n
\r\n
\r\n\r\n
發文後解密係屬解密條件且已成就。即可依文書處理手冊第73點（二）規定辦理解密。
\r\n
\r\n
\r\n\r\n
1、依國家機密保護法第39條之規定，本法施行屆滿二年尚未重新核定者，自屆滿之日起，視為解除機 密，依第31條規定辦理。換言之，原核定機關應公告國家機密解除之意旨，並應通知有關機關。
\r\n2、基此，受文機關係不宜逕行解除機密等級，仍應俟原核定機關通知後始得為之。
\r\n
\r\n
\r\n\r\n
1、承辦人員親自持送時，應使用黃色卷夾。
\r\n2、非由承辦人員親送傳遞時，應使用「機密公文傳遞封套」。
\r\n3、「機密公文傳遞封套」請至文書組領取使用。
\r\n
\r\n
由承辦人員依文書處理手冊第72點（一）主動檢討，若解密條件成就，即可辦理解密事宜。
\r\n
\r\n
\r\n\r\n
依文書處理手冊第73點（一）3之規定，行文建議該機關重新核定密等，並標示保密期限或解密條件。
\r\n
\r\n
依文書處理手冊第67點規定，一般公務機密文書，由原核定主管核定之。為尊重原發文機關就機密等級核定之權責，受文機關不宜自行設定解密條件，允宜建議原發文機關變更或註銷機密等級。
\r\n
\r\n
1、至文書組調出檔案。
\r\n2、若公文還在，依文書處理手冊第73點（一）4辦理。
\r\n3、若公文佚失，承辦人可於簽辦單上簽擬：查案內（72）貫日號機密文書係令頒歡欣五號會議暨參觀訪問行程表一案，本室為收文單位，經洽請檔案科協查，該案無總收文紀錄，且已無案可稽，致無法辦理解密事宜。本案陳 閱後，擬會檔案科後存查，可否？請 核示。（例示參考）
\r\n
\r\n
進入學校網頁→由「陽明交通大學入口網」登入→點選「陽明交通大學」→點選「公文簽核及檔案管理系統」→進入線上公文系統「電子公佈欄」讀取。
\r\n
\r\n注意事項：
\r\n1、若發文至校內單位則由單位登記桌簽收並分文；如為個人電子公佈欄，則由個人逕行點取。
\r\n2、若電子公佈欄當日尚未簽收，次日電子公文系統透過電子郵件信箱主動發送「電子公布欄待點閱通知」訊息。
\r\n
\r\n
1、以電子公文發送--「電子公佈欄」：
\r\n發送對象範圍，係指在本校組織規程並建置於電子公文系統下之「單位、人員」為主。
\r\n
\r\n2、紙本發文：
\r\n(1)技工友、駐衛警人員。
\r\n(2)公文附有實體之附件。
\r\n(3)學生。
\r\n
\r\n
1、紙本公文：
\r\n(1) 發文人員尚未發文前承辦人發現有誤植：如漏文字，則請承辦人於公文原稿件誤植處予以更正，並蓋職名章以示負責，修改處字體應端正勿潦草；如屬數字誤植，則須依行政程序辦理。
\r\n(2) 公文已完成發文程序，承辦人發現誤植：請業務承辦人依行政程序重發 1 份更正公文，而原發的公文請逕向受文單位追回並擲還文書組銷毀。
\r\n
\r\n2、電子公文：
\r\n(1) 發文人員尚未發文前承辦人發現有誤植：將電子公文退回承辦人員「再修正清稿」，該修改作業詳實紀錄於「數位內容驗簽」中。
\r\n(2) 電子公文決行後，承辦人發現誤植：將承辦人點選續辦且於「清稿」後，貼上「便利貼」說明修改部分，並直接點送至「決行主管」重新簽核。
\r\n
\r\n
1、使用機關公文電子交換系統發文：
\r\n行文單位為電子交換機關，公文附件附有電子檔(電子檔小於 20M)，且無任何簽章，始得以電子公文交換系統發文。
\r\n
\r\n2、使用紙本發文：
\r\n(1)公文類別範圍：機密公文、任免令、獎懲令、公告...等；附件為實體物(如書本、支票、憑證、領據、聘書、契約書、執照)，依規定加蓋校印之文件。
\r\n(2)行文單位非為電子交換機關(例如：私人公司)。
\r\n
\r\n
為求檔案資料保存完整性，對於待發的公文內容中，同時有創稿、簽陳或回函發文文稿時，其依序排列為：
\r\n1、最上層為發文稿件。
\r\n2、第二層為簽陳。
\r\n3、第三層為外來文(有收文事實須附，反之，則免)。
\r\n4、最後一層為附件。
\r\n
\r\n
受文單位以傳真作業辦理人員收到傳真公文時，如須辦理，請將傳真公文送至文書組總收文人員處，於公文第一頁正面加蓋機關全銜之「傳真收文章」，並註明頁數及加蓋騎縫章後依收文程序辦理。 前項傳真公文，如有頁數不全或其他有關問題，傳真作業辦理人員應通知發文單位補正。
\r\n
\r\n(註：依機關公文傳真作業辦法第 10 條辦理)
\r\n
\r\n
依本校電子公文標準作業流程，待發文的文稿分為電子及紙本流程，其兩者流程應注意事項：
\r\n1、電子流程：
\r\n(1)檢視：檢查會辦及決行單位是否完成核章與簽核程序。
\r\n(2)清稿：請承辦人訂正清稿。
\r\n(3)發文：選擇「送發文」按鈕送出(清稿完成「送發文」之選項才會跳出)。
\r\n
\r\n2、紙本流程：
\r\n(1)檢視：承辦人應檢查會辦及決行單位是否完成核章及電子流程是否完成簽核程序。
\r\n(2)清稿：請承辦人依紙本公文須修改部分於電子函稿中修訂。
\r\n(3)發文：電子簽核流程完成後送發文，並同步將紙本函稿送至文書組辦理登錄、發文；另承辦人須於紙本公文右下角處，以阿拉伯數字依序書寫頁碼。
\r\n
\r\n
當承辦人收到公文實體附件時發現與公文所載附件名稱不一致時，應立即與文書組總收文人員聯繫，以確認附件明細內容。
\r\n
\r\n
1、無需辦理公文時：不須登錄公文簽核及檔案管理系統上，請單位自行收存或辦理。
\r\n2、需要辦理公文時：將來文原函公文送文書組總收文人員辦理收文編號作業，再依校方規定分辦公文。
\r\n
\r\n
依文書處理手冊第 24 點第 3 項之規定：來文內容涉及 2 個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。
\r\n
\r\n
承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，請承辦人逕向原發文機關要求補發公文，並將補發紙本公文帶到文書組總收文人員處補辦收文手續，惟補發之公文仍應沿用原收文日期及原收文號。
\r\n
\r\n
1、線上電子公文：承辦單位於公文簽核及檔案管理系統上，簽收分辦之來文，經主管核閱認為非屬單位主辦或不宜改政者，須於 1 日內公文管理系統上點選「退總收文」，並敘明改分原因及建議改分單位後，點回文書組辦理改分作業。
\r\n
\r\n2、紙本公文：應於公文簽核及檔案管理系統上點選「退回總收文」，並敘明改分原因及建議改分單位後，將來文原函(連同附件)擲回文書組總收文人員辦理改分作業。
\r\n
\r\n
紙本公文應送至文書組依本校收文程序辦理公文掃描、登錄、取號等作業
\r\n
\r\n
於系統左側表單申請/延後歸檔申請/勾選申請延後歸檔。
\r\n申請延後歸檔，只有創稿或來文創稿，而自創簽或來文創簽，無法申請延後歸檔，是因為創稿的公文在送發文時就有結案日期，但簽的部份，要送歸檔時才有結案日期。"
\r\n
\r\n
因紙本實體公文尚未送至文書組，請承辦人員儘速將實體公文以專人方式送至文書組辦理歸檔作業。
\r\n
\r\n
1、作業方式：公文系統/查詢檢索/檔案目錄檢索/輸入條件→查詢。
\r\n2、勾選公文/調案申請/輸入調案用途/申請，經業務單位同意簽核後，再經檔案人員核准後，便可於系統上之『調案檢視』功能下進行線上瀏覽。
\r\n
\r\n註：公文如為自己承辦，可直接線上瀏覽，如非自己承辦者，需辦理調案申請。
\r\n
\r\n
歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
\r\n1、先編本文，續編附件。編寫位置以鉛筆於每頁「右下角」阿拉伯數字順號編之。
\r\n2、依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下；簽稿併陳案件，以稿在上，簽在下(依本校作業慣性)，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
\r\n3、附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
\r\n
\r\n
1、系統流程是否已點送『歸檔』？公文決行後，承辦人需於系統中點送『歸檔』，才能啟動歸檔作業。
\r\n2、紙本公文簽核者，須請單位專責人員親送至文書組辦理歸檔，請勿用公文傳遞封方式傳遞歸檔。
\r\n3、公文是否有漏判、漏會情形？函稿公文由一級主管分層授權決行者，核決者於公文書上應加蓋「代為決行」章。
\r\n4、公文是否依規定以鉛筆編寫頁碼?頁碼編寫方式，於每頁右下角處為之；文件雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於左下角為之。
\r\n5、公文是否須以原件歸檔？歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，應敘明具體事由簽陳機關權責長官核准以影本歸檔後，併案辦理歸檔。
\r\n6、發文附件是否有備妥歸檔附件：承辦人員發文時應備妥『發文附件』及『歸檔附件』各 1 份，「發文附件」將隨文發送；『歸檔附件』應隨本文連續編寫頁碼歸檔。
\r\n
\r\n
一、附件由承辦人抽存續辦或保存，有關本文部分，因解密條件已成就，應將本文上原有機密等級之註記以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之記錄單（戳）後，以一般文件歸檔保管。但附件需註明文號，俟未來經檢討解除密等後，附件再併同本文一起歸檔。
\r\n
\r\n二、附件併本文一起歸檔者，因其解密條件未成就，故需以機密檔案專用封套密封並於封套上註明相關資訊後於騎縫處蓋章，送文書組辦理歸檔。
\r\n
\r\n
檔號是檔案分類號之簡稱，係由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號，依序所組成之一組號碼；分類號應由承辦人員填寫，承辦人員就公文性質及案情參酌本校區分表選擇適切分類號填入；承辦人如未填列者，應退請承辦人員補填……。
\r\n
\r\n
解密條件為「工作完成時解密」，俟解密條件成就後，即可依文書處理手冊第73點（二）規定，由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理有關手續。
\r\n
\r\n
一、依現行法制，「公務機密」之核定，係專屬政府機關之權責，唯政府機關始得為之，是民間團體之來函其上自訂有機密等級者，對政府機關並無拘束效力可言，自不發生該受文機關可否註銷其機密等級之問題。
\r\n
\r\n二、至民間團體之來函是否為政府機關主管業務應保密事項，應由該受文機關視其性質、內容等依相關法令規定判斷之，如有保密必要者，應依規定或報請權責長官核定適當之機密等級，並採取相應之維護措施。又行政程序第170條第2項規定，人民之陳情有保密必要者，受理機關處理，應不予公 開。惟人民陳情案件有無保密之必要，仍應由該受理機關依法令規定辦理。
\r\n
\r\n三、法務部95年1月27日法政字第0951101264號書函，法務部政風司維護業務。
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案例：國立中興大學保管臺灣省行政長官公署教育處之機密檔案，因年代久遠已失保密時效，行文教育部中部辦公室建請註銷機密等級，該辦公室回復該檔案已移轉國史館存放一案。
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\r\n一、文書處理手冊72（四）規定機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項非其管轄者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受業務機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。
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\r\n二、國史館僅係檔案存放而非承受業務之機關，查本案承受業務之機關應為教育部中部辦公室，基此，應由該辦公室辦理機密等級註銷事宜。
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查機密檔案管理辦法第4條規定，機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並於封套上註明單位名稱、收發文字號、案由或案名等項，封口簽章後，送檔案管理單位辦理歸檔，但案由或案名，得以代碼或代名表示。上開但書規定，係用在規範案名或案由之摘錄，如有造成洩密之虞，得以代碼或代名表示；如無洩密之疑慮，應依案件主旨或事由，以及案情內容扼要摘錄。（資訊來源：檔案管理局）
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本校公文附件歸檔之規定依機關檔案點收作業要點第五點定如下： 各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。
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\r\n壹、下列物品，不得歸檔：
\r\n（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
\r\n（二）司法訴訟有關物證。
\r\n（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
\r\n（四）易變質而不適長期保存之物品。
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\r\n貳、其他各類創稿發文之附件，皆應多準備一份以為歸檔之用。
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歸檔文件被退件的原因，依據機關檔案點收作業要點第8項規定如下列共10點：
\r\n一、案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
\r\n二、案件污損或內容不清楚者。
\r\n三、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
\r\n四、案件未編列文號或文號有誤者。
\r\n五、案件未填註保存年限或分類號者。
\r\n六、案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
\r\n七、案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
\r\n八、樣章或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣章」或「註銷」字樣者。
\r\n九、案件與歸檔清單之登載不符者。
\r\n十、案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。
\r\n承辦人若接到被退件之歸檔文件，應儘快補齊文件或程序，以免被稽催哦！
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依「機關檔案點收作業要點」第2條規定：各機關歸檔案件以原件為原則；有附件，每一種以一份為限。
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依行政院檔案管理局制定之「機關共通性檔案保存年限基準」描述如下：
\r\n1.本機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文及法制作業過程之計畫、意見諮詢與機關協商等相關紀錄應「永久保存」。
\r\n2.他機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文，保存「十年」。
\r\n3.他機關研修法令意見徵詢及法規宣導相關公文，保存「三年」。
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1、若要查看”非”自己承辦過的公文，需線上申請調閱。
\r\n2、請利用公文系統→「公文查詢」或「檔案目錄檢索」，先查出欲調閱之公文→勾選該公文，並點選出現「調案申請」的icon，系統會自動展開調案申請單→確認申請單中相關資料→點選「申請」→待該申請單審核完成後即可。
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\r\n註1：公文若為單位自行存查，則無法經過調案方式檢視該公文，唯有單位主管才能查詢到該公文。
\r\n註2：如申請調案項目為「正本」及「影本」，除需申請人之單位主管，及該公文之承辦單位主管同意外，最後還需由本組檔管人員審核。
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1、承辦人對所經辦之公文，自簽辦之日起至發文之日止，應注意處理流程各階段之查催，以免造成作業困擾與延誤。
\r\n2、經辦文件應依規定期限辦結，必須展期時，務必依行政程序辦理展期。
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文書之陳核、陳判等過程中，均應使用公文夾，公文夾之應用，必須與夾內文書之性質相稱，同時公文夾正面放置「單位名稱」與「公文流程表」，公文夾之顏色區分如下：
\r\n1、最速件用紅色。
\r\n2、速件用綠色。
\r\n3、普通件用白色。
\r\n4、機密件用黃色或特製之機密件袋。
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1、數字用語具一般數字意義(如：國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等)、統計意義 (如計量單位、統計數據等)者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。
\r\n2、數字用語屬描述性用語、專有名詞(如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。
\r\n3、數字用語屬法規條款項目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。
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依據文書處理手冊之相關規定，各類公文之處理時限如下：
\r\n1、最速件：1 日。(但緊急公文仍須個案需要之時限內完成)
\r\n2、速件：3 日。
\r\n3、普通件：6 日。
\r\n4、限期公文：視公文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。
\r\n5、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。
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「速別」係指希望受文機關辦理公文時，對公文之要求與處理，能依照規定給予辦理時限，所以，承辦人應確實考量案件性質，填列適當之「最速件」或「速件」等，普通件得不必填列。公文辦理期限「最速件」須隨到隨辦，公文辦理期限僅為 1 天；「速件」公文辦理期限至多為 3 天，承辦人應謹慎選用。
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1、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三…，(一)、(二)、 (三)…，1、2、3…，(1)、(2)、(3)；但其中”()”半型為之。
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\r\n2、內文：
\r\n(1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
\r\n(2)阿拉伯字體、外文字毋以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。
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承辦人於辦理簽、令、函、書函、開會通知單、公告稿等時，應將簽辦情形標示清楚，例如「簽稿併陳」、「先簽後稿」、「以稿代簽」於「左上角」標明。又，為一文多稿公文時，應將「稿數」標示清楚，例如一文有 3 稿，則於第 1 稿面之公文函稿後填寫(稿 1)、第 2 稿之稿面上方置中的公文函稿後填(稿 2)依此類推。以上之標示主要方便審核及長官批示以免遺漏。
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1、先簽後稿：
\r\n(1)制定、訂定、修正、廢止法令案件。
\r\n(2)有關政策性或重大興革案件。
\r\n(3)牽涉較廣，會商未獲結論案件。
\r\n(4)擬提決策會議討論案件。
\r\n(5)重要人事案件。
\r\n(6)其他性質重要必須先行簽請核定案件。
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\r\n2、簽稿併陳：
\r\n(1)文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
\r\n(2)依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
\r\n(3)須限時辦發不及先行請示之案件。
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依文書處理手冊指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，可分為：
\r\n1、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。
\r\n2、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。
\r\n3、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。
\r\n4、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。
\r\n5、歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。
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依據文書處理手冊第一點：指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。
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請於正本、副本處逐一書明機關全銜，受文者只須填寫如正、副本，或如行文單位。待函稿經權責主管核定後，經文書組繕打人員於稿轉函時，系統可依多址分文方式分別列印出單一的受文者。
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所謂「函稿」係為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。
\r\n而函即係指已經權責主管核定後，經文書單位將稿轉函後發出之正式文件。
\r\n因此承辦人製作出來未經核定之函稿不生法律效力，而函係指已經核定且由稿轉函之公文，具有法律效力。
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依據文書處理手冊第19條說明，簽稿併呈之使用時機：
\r\n1.文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
\r\n2.依法准駁，但案情特須加說明之案件。
\r\n3.須限時辦發，不及先行請示之案件。
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請重新開機並登錄系統。
\r\n如重新開機後仍無法解決，請洽文書組鄭芝綾小姐，分機51610。
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單位/個人公布欄的資料經封存可以變更為未刪除， 但刪除公布欄資訊是「無法復原」的，故請謹慎使用刪除功能。
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\r\n如誤刪除公布欄資訊，可請其他同仁提供電子檔，或請單位登記桌再轉發一次。
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1、登入公文系統後，點選查詢檢索/檔案目錄檢索中即可查詢合校前後""已歸檔""的公文。
\r\n2、舊公文系統中，若是「單位存查」的公文，因屬未歸檔公文，故不會匯入新版公文系統。"
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1、稽催範圍：公文超過辦理期限，尚未核決或決行未送歸檔之案件為稽催範圍。
\r\n2、E-MAIL 寄送時機與對象：每日承辦人、流程目前辦理人。每月 1 日上午6點：承辦單位主管與承辦單位登記桌。
\r\n3、展期作業：收到稽催通知，承辦人員應儘速辦理或聯絡會辦單位速辦，如公文較為複雜無法限期辦理者，請於線上辦理展期作業。
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簽創之公文取號後，請點選「傳送」→從右方單位列表中，點2下欲加會的單位或點選往左的箭頭→系統會自動排列下方會辦陳核順序，請勿擅自更改下方表格流程。
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有可能續辦這個動作沒有正確寫入系統， 請洽文書組鄭芝綾小姐(分機：51610）協助報修。
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開機時可能沒有正確讀到讀卡機裝置，建議將電腦重新開機試試看。
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1、新增單位：新成立的單位，由人事室於公文系統中統一發公布欄公告周知，文書組將依公告設定該單位相關資料。
\r\n2、新增人員：請至文書組網頁下載「 權限異動申請表 」，經相關主管核章後交由文書組開放人員權限。
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清空暫存區後重新登入系統試試。
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請至「個人」→「個人資訊」，插入新卡，重新匯入憑證。
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承辦人可能選擇「分會」功能，請點入至該份公文之流程圖示確認。
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承辦人員若調至其他單位，則無法直接於線上讀取原單位所承辦的公文，需經由「調閱」才能看到以前所承辦的公文。
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只須在收到核稿完成之公文後，執行送總發文或送檔管即可，流程中不需特別會辦文書組。
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系統每天都會依據公文處理時效進行自動稽催：
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\r\n\t- 最速件：一天內，應辦理完成。未依限完成者，每天催一次。
\r\n\t- 速件：三天內，應辦理完成。未依限完成者，每天催一次。
\r\n\t- 普通件：六天內，應辦理完成。未依限完成者，每天催一次。
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若未能於規定時限內辦理完成，可就該文號填寫展期單，經主管同意後，即可於展期期間內不再稽催。 可參閱本校公文稽催要點。
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\r\n若未能於規定時限內辦理完成，可就該文號填寫展期單，經主管同意後，即可於展期期間內不再稽催。
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1.單位登記桌收到文書組來文時，於系統的待辦公文中進行簽收作業。
\r\n2.進行分文作業：將來文分給承辦人。
\r\n註：若為紙本來文，請於收到實體附件後再於系統中進行簽收。
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至待辦理將該份公文打開→編輯→「刪除簽稿」即可。
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新版電子公文系統，可直接於公文製作畫面中修正。
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執行清稿時，系統會跳出提示訊息詢問是否確定執行清稿的動作，如不小心選擇該功能，還有取消的機會。但如選擇確定清稿，則公文中各單位的核章及意見都會納入歷史版本中，而無法在最新的版本中復原。 承辦人要了解會核情形時，須到「一般」→「版本紀錄」中檢視。
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承辦人將該公文之流程設定完成送出後，可至「統計報表」中→點選「M035實體附件清單」→輸入該份公文文號→預覽列印即可。
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新版電子公文系統，即可直接於公文畫面中修正。
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\r\n註：已跑過流程再回到承辦人處的公文，請承辦人勿執行「清稿」動作，以免公文之原有核章及意見都不會直接出現在簽稿的畫面中，而只能在「歷史版本」中才能看到了。
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1、創稿時所選擇的速別(普通件、速件及最速件)，可從系統中「類別」的欄位中辨別出來。但是為了怕會核單位沒有留意此欄位，可以電話提醒承辦人，免得耽誤急要公文的處理時效。
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\r\n2、受文機關之承辦人亦會依據公文上之速別進行其內部之簽辦流程，故創稿時，應確實考量案件性質選擇其速別，以免造成受文機關之困擾。
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1、創稿時所選擇的文別，日後並無法直接於該公文中修正，如欲修正其公文文別，需重新創稿，故請承辦人創稿選擇文別時多加注意。
\r\n2、如該份公文為單純創稿之公文，則銷號重新創稿即可。
\r\n3、如該份公文為收發同號之公文，且所創之公文簽辦單或函(稿)已取號上傳，則開啟該份公文，另於左上編輯功能中執行「新增簽稿」重新創文後，再刪除原已創的簽稿即可。
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急件可先於電子公文系統中借臨時憑證卡， 個人→臨時憑證→借卡（輸入事由），效期僅至當日晚上23：59。
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可電洽文書組鄭芝綾小姐(分機：51610)，或劉沛毓小姐 (分機：62087)，協助查詢該單位是否已於系統設定發文代字號。
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處理步驟如下：
\r\n一、電洽內政部憑證管理中心客服專線，客服人員會核對本人資料並將告知如何將資料重新匯入憑證卡；客服專線：0800-000-321
\r\n二、憑證卡資訊更新後，請重新登錄公文系統，並於個人資訊重新匯入憑證。
\r\n三、待憑證資料重新匯入個人資訊後，再進行公文簽核作業。
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